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浅谈沟通在基层人员管理中的重要性及应用

添加时间:2015-04-29 14:57

摘要: 人员管理是部队管理的重点,而沟通则是实施人员管理的第一步。它是管理者正确把握官兵思想动态的重要手段,也是管理者做好人员思想政治工作、解决官兵思想问题的有效途径。本文从沟通的概念入手,着力于阐述沟通及其模型运行方式,说明其对于基层人员管理的重要性,并尝试寻求有效沟通的具体方法,对部队基层人员管理有一定的借鉴意义。

  部队管理工作说到底就是做人的工作。随着信息化时代的迅猛发展,人们的人生观、价值观、世界观也日趋多元化,看待问题的角度更是千差万别。要提高部队人员管理效益,管理者就必须掌握一定的沟通技巧和方法。部队管理者只有通过广泛的沟通对管理对象的思想、心理、情绪全面了解,对思想变化进行综合分析,针对不同情况和特点,采取不同形式的管理教育方法,管理工作才能做到有的放矢,达到理想的效果。

 一、沟通的含义。

  所谓沟通,是指人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程,是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径。沟通过程就是信息交流的全过程,是指信息发送者将信息按一定的程序进行编码后,通过信息通信渠道传递给信息接收者,信息接收者将收到的信息进行解码处理并反馈给信息发送者的过程。沟通过程包括信息发送者、信息、编码、通道、接收者、解码、反馈等七个要素。

二、沟通在基层人员管理中的重要性。

  举足轻重,正如未来学家约翰·奈斯比特所言:“未来的竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上。”在人员管理过程中,只有充分重视管理内、外部环境信息的交流,全面掌握环境及人员思想动态,才能为人员管理营造良好的内、外部环境,提高管理效益。

  (一)有效沟通有助于提高管理效益。

  沟通是部队管理者进行计划、决策的前提和依据 部队管理者面对变化着的内外环境,计划、决策的正确与否关键在于管理者的正确判断。而决策判断是否正确,关键在于信息的数量和质量,而信息需要沟通才能发挥作用。如果传递的信息全面、关键、及时,做出的决策和计划就能切合实际,符合客观规律,成功的可能性就大。如果部队管理者与官兵沟通不够,掌握的信息不全甚至不准确,就不能保证在管理中做出正确判断,制定出正确计划,即使是制定出计划来,这种计划也是不符合实际,将影响到管理效益。

  (二)有效沟通有助于化解管理矛盾。

  部队官兵关系是否融洽,管理矛盾能否得到有效化解,主要由官兵之间沟通的水平、渠道和方法来决定。通过有效的沟通能增进官兵间相互了解。沟通不仅能传递出有关知识的信息,还能传递思想和情感的信息,促进官兵之间情感的交融,使心情舒畅,减少人际关系矛盾和冲突。特别是管理者和被管理者之间的关系的优化更离不开沟通,没有官兵之间的有效沟通,就可能在管理过程中产生误会、隔阂、矛盾和纠纷,从而影响到部队正常工作的开展。

  (三)有效沟通有助于激励官兵斗志。

  沟通具有心理保健作用并且能够实现组织内部激励。部队管理者通过有效的信息沟通,不仅能满足官兵了解和情感的需要,而且官兵也会因情绪得到表达而感到心情舒畅,从而增进心理健康,激发官兵的战斗力。此外,有效沟通还可以调动官兵的参与积极性,提高部队整体凝聚力。部队管理者面对性格各异的管理对象,要保证各项活动有条不紊、协调一致的开展,没有互相之间及时的信息沟通是不可能的。

三、实施有效沟通应重点把握的环节。

  有效沟通应该是及时的、准确的、经济的和完整的。沟通的过程,不仅包括发送与接受,还包括其他为改善沟通所采用的方法。目前,基层在实施人员管理中,管理者对沟通的认识不够,管理工作中沟通作用发挥的不好。要提高部队官兵沟通的有效性,必须重点了解和把握以下几个重点环节。

  (一)注重双向沟通。

  与双向沟通相对的是单向沟通,单向沟通是指领导者向下传达命令,下属只是象征性的反馈意见,这样的沟通不仅无助干决策层的监督和管理,也会挫伤官兵的工作积极性及集体归属感。部分基层管理者所采用的命令式管理是一种典型的单向沟通,管理者无法即时了解下属是否正确地理解沟通信息,下属执行命令中所遇到的困难也无法及时反馈。双方沟通就能避免这些弊端,可以通过反馈了解沟通的正确程度,改进沟通状况。所以,必须变单向沟通为双向沟通。双向沟通将更有利于促进部队的紧密协同,激励官兵参与管理的热情,给官兵提供更多的话语权。在双向沟通中,特别要注意上下级之间的双向沟通。处于上级地位的人,要有意识的平易近人,提高对方的形象,创造一种和谐随便点的气氛,使下级大胆直言。如果上级随便干扰人、指责人、批评人、讥笑人,就会使双向沟通不能畅通。管理者要建立双向沟通,首先对下级的意见要真诚的欢迎和关切,给人以充分讲话的机会,多倾听,少评价,以利于提高人员沟通的有效性。

  (二)把握沟通时机。

  基层部队人员组成复杂,官兵来自五湖四海,有着不同的学历和社会经历,这就可能使他们对相同的内容产生不同理解。而部队管理者往往注意不到这种差别,从而形成了沟通的障碍。不同性质的沟通需要有不同的沟通环境和方式,部队管理者要依据不同的沟通对象和内容,选择合适的沟通时间、地点及方法,以企达到最好的沟通效果。对不同的人,在不同的情况下采取不同的沟通方式,一切都要随着时间、条件和对象的变化而变化,不能机械地拘泥于某种固定模型。如对政策法规及上级命令、指示的传达,要选择庄重严肃的场合下进行;对人员思想情况的了解,要选择轻松的、非正式场合,且要在人员无其他公差任务的情况下进行;对人员思想转化,要在相对私密的场合,且人员思想波动不大的情况下进行;与性格外向、开朗的人员沟通要多听少说,与性格内向、文弱的人员沟通要主动询问等。

  沟通时机不当,会影响沟通效果,有时甚至会引起信息接收者的逆反心理,激发管理矛盾。

  (三)学会积极倾听。

  倾听是沟通过程中一个重要的环节。管理者要在沟通中获得最有效的信息,首先必须学会真心倾听。当官兵发表自己的看法与见解时,管理者应当认真地倾听 同时,管理者要把自己置于下属的角色上,懂得换位思考,以便于正确理解他们的意图。再者,倾听的时候应当客观地听取下属的意见而不应中途插话或立即做出判断。当下属意见比较尖锐,影响到管理者情绪时,应该尽量保持理性和克制,如果情绪失控,则应当暂停进一步沟通,直至恢复平静。此外,在倾听他人的发言时,要注意通过非语言信号来表示你对对方的关注。比如,赞许性的点头,恰当的面部表情,积极的目光配合等;同时要避免一些影响对方发言的小动作,如不停地看手表、翻阅文件、拿着笔乱画乱写等;另外还要时刻注意与他人交谈的细节,看得懂非语言信息,尽可能了解对方使用它的用义,注意“察言观色”,听得出对方语言中隐含的意思和“弦外音”,充分利用它来提高沟通效率。

  (四)完善沟通系统。

  当前部队人员管理中存在的沟通问题并非全是管理者的个人问题,也有沟通系统中存在的问题。管理层过多,组织架构比较复杂,信息的传递需要通过许多中间环节,才能到达终点,这往往会导致信息的丢失、变质。因此,部队管理者在与官兵进行沟通时,应当尽量减少沟通层级。越是高层的管理者越要经常与官兵直接沟通。应加强制度建设,积极改善沟通结构,合理选择恰当的沟通渠道,制定相 参考文献:

  关的工作流程和信息传递程序,以保证信息渠道的畅通,为各级管理者决策提供准确可靠的信息。另外,要加强横向和斜向的沟通。可开通单位局域网和部门信箱,通过网络将信息公开化,快速宣传政策,倾听官兵心声,解决官兵疑难,使信息传递速度最大化,矛盾解决到最小化,减少地位差别引起的信息沟通不畅。同时,管理者还要为官兵之间的相互沟通创造条件。充分发挥兴趣小组、互助小组等非正式组织的作用,通过开展各种文化、体育活动,建立官兵之间互相交流、自由表达思想和意见的通道,激发智慧,释放能量。培养集体荣誉感,鼓励官兵为部队发展进言献策,提升官兵主人翁意识和管理者的科学决策能力。

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